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吉林省交通投資集團有限公司公文處理辦法

為進一步規范吉林省交通投資集團有限公司(以下簡稱“集團公司”)公文處理工作,確保使用文件的統一性和有效性,切實提高公文處理質量和效率,參考《中華人民共和國檔案法》、《黨政機關公文格式》和《黨政機關公文處理工作條例》,根據《吉林省交通投資集團有限公司工作規則》,結合集團公司實際情況,制定本辦法。

第一章  總 則    

第一條  本辦法所稱公文(包括各種文件、電報、報表、調查資料、傳真、電子郵件等)是企業管理和商務活動過程中形成的具有約束力和規范體式的,依法治企和進行商務活動的重要工具。

第二條  公文處理指公文辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理要準確、及時、保密,嚴格按照相關規定和要求完成。行文要言簡意賅,注重實效,注重針對性和可操作性。

第三條  本辦法適用于集團公司各部(室)、分(子)公司。各分(子)公司要設置與集團公司公文處理工作相適應的機構;且集團公司各部(室)、各分(子)公司必須嚴格遵守本規定,規范公文處理工作,努力促進公文處理工作規范化、制度化、科學化。

第四條  綜合辦公室負責集團公司公文處理工作,并指導各分(子)公司公文處理工作。

第五條  集團公司直屬無法人地位的單位或部(室)的行文(簡稱“信函式公文”),不屬本集團公司正式公文,但受本辦法有關規定約束。

第二章  公文種類

第六條  本公司常用的公文種類主要有:

(一)決議

適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定

適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷所屬單位不適當的決定事項。

(三)通告

適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(四)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知

適用于發布、傳達要求所屬單位和有關單位周知或者執行的事項,批轉、轉發公文。

(六)通報

適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(七)報告

適用于向上級單位匯報工作、反映情況,回復上級單位的詢問。

(八)請示

適用于向上級單位請求指示、批準。

(九)批復

適用于答復所屬單位的請示事項。

(十)議案

    適用于向有關會議提請審議事項。

(十一)函

適用于不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十二)紀要

適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等部分組成。

本集團公司發文可劃分為:黨委、董事會、監事會、行政、紀檢、工會和團委等系列,可根據公文性質和要求適當省略部分構件。

(一)密級、保密期限和緊急程度。涉及黨、國家以及公司“秘密”以上保密等級內容的公文,要依據保密規定,根據涉密程度分別標注“秘密”、“機密”、“絕密”和保密期限;時間要求緊急的公文,要根據緊急程度,分別標注“特急”、“加急”。

(二)發文單位標志。應當使用發文單位全稱。聯合行文時,發文單位標志可以并用聯合發文單位名稱,也可以單獨用主辦單位名稱。

(三)發文字號。應當包括發文單位縮寫、系列代字、年份、序號。聯合行文時,使用主辦單位的發文字號。

本集團公司縮寫為:“吉交投”

本集團公司系列代字包括:黨(黨委)、董(董事會)、監(監事會)、企(行政)、紀(紀檢)、工(工會)、團(團委)、函(公函)和聯(聯合)

年份為:四位格式,外加“〔  〕”號

序號:為公文在各系列代字中的順序號碼

(四)簽發人。應在首頁紅頭紅線之右上方標注簽發人姓名。

(五)標題。公文標題一般包括發文單位全稱、事由、文種三部分,公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號之外,一般不用標點符號。

(六)主送單位。指公文的主要受理單位,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(七)附件說明。公文如有附件,應當注明附件順序號和名稱。

(八)發文單位署名及印章。公文中有發文單位署名的,應當加蓋發文單位印章,并與署名單位相符。

(九)成文日期。以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。

(十)附注。公文如有附注,應當加括號標注(可標識于文中;也可標識于公文成文日期下一行,居左空2字)。

(十一)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十二)抄送單位。指除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位,應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

(十三)公文版式參照《黨政機關公文格式》標準執行。

第四章  行文規則

第八條  集團公司黨委、董事會、監事會、經營班子、紀檢、工會、團委及所屬具有法人地位的分(子)公司可對外行文;集團公司直屬無法人地位的分支機構、部(室)或個人,一律不得對外行文。

第九條  本集團公司總部所有公文須經綜合辦公室按照工作流程收發,所有行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,不得越級請示或者報告。

以集團公司名義發文,必須使用綜合辦公室統一印制的文件頭。

第十條  本集團公司可與政府有關機構或相關單位,就需共同處理的事務聯合行文。

第十一條  向上級單位行文,原則上只寫一個主送單位,同時送其它單位的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級單位。

第十二條  請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十三條  任何人、任何部門不得以單位名義向上級單位負責人報送公文。

第十四條  對不符合集團公司有關精神的行文,集團公司領導或綜合辦公室可責令糾正或撤銷。

第五章  發文辦理

第十五條  發文辦理指以本單位名義制發公文的過程,包括起草、審核、簽發、復核、用印、繕印、登記、分發等程序。

第十六條  起草公文應當做到:

(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定。

(二)情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

(六)應當使用國家法定計量單位。

(七)結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(八)文內使用非規范簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

(九)公文中的數字,除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

第十七條  擬制公文,對涉及其他單位職權范圍內的事項,起草單位應當主動與有關單位協商,取得一致意見后方可行文。

第十八條  集團公司系列代字為“董”、“監”、“企”、“函”的公文由撰稿人形成稿件,先由部(室)負責人或撰稿單位負責人進行初核;系列代字為“黨”、“紀”、“工”、“團”的公文由黨群工作部負責擬定、初核。均送綜合辦公室復核并編號。

綜合辦公室對行文方式、行文規則、公文格式、公文內容等是否符合本辦法的規定和集團公司的實際情況進行再次審核后,按系列代字分別報相應負責人簽字(或會簽)審批簽發,若涉及多個相關負責人職權范圍內的事務,應送相關負責人會簽。

第十九條  公文正式印制之前,綜合辦公室檢查審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范,打印后,經撰稿部(室)或單位復核確認后再進行分發,綜合辦公室留存文稿原件和蓋章公文各1份歸檔。

第六章  收文辦理

第二十條  收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、傳閱、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十一條  收文辦理注意事項:

(一)簽收、登記

1.收文時應檢查公文是否齊全,并登記收文號、收文日期、來文號、文件標題、來文單位、份數、密級。

2.集團公司領導或有關人員外出開會帶回的屬集團公司收文范圍的文件,應交綜合辦公室按收文程序處理。

(二)擬辦

一般性公文由綜合辦公室負責人提出擬辦意見,根據責任分工報請分管領導進行批示,閱知性公文按內容、要求和工作需要分送相關領導和部(室)傳閱;批辦性公文承辦部(室)根據領導指示進行辦理。如遇有緊急需要處理的公文由綜合辦公室負責人報請領導同意后提出處理意見或直接分送承辦部(室)辦理。

(三)傳閱

綜合辦公室指定專人根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤,不得橫傳、直傳。

(四)批辦

審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期;需要兩個以上部(室)或分(子)公司辦理的應當明確主辦部(室)或分(子)公司;緊急公文,應當明確辦理時限。

(五)承辦

承辦部(室)或分(子)公司收到交辦的公文后應及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。

(六)催辦

送負責人批示或者交有關單位辦理的公文,綜合辦公室專人負責催辦,及時了解公文的辦理進展情況,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

第二十二條  公文辦理完畢,主辦部(室)或分(子)公司人員應及時將辦文結果向批辦領導和來文單位報告,同時轉報綜合辦公室備案。

第七章  公文歸檔

第二十三條  公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。

集團公司領導批示后的公文,收文由綜合辦公室存檔,復印件交承辦單位或承辦人,個人不得保存應當歸檔的公文原件。發文按公文性質由綜合辦公室統一存檔。

第二十四條  歸檔范圍內的公文,應根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,便于保管和利用。

第二十五條  聯合辦理的公文,原件由主辦單位整理(立卷)、歸檔,其他單位保存復印件或公文副本。

第二十六條  擬制、修改和簽批公文,書寫及所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章  公文管理

第二十七條  集團公司各分(子)公司應當建立健全本公司公文管理制度,確保管理嚴格規范,充分發揮公文效用。

第二十八條  除秘密級和注明不準翻印以外的公文,由經辦人提交申請,經相關領導審批后,可以復印。涉密公文管理按照集團公司相關保密工作制度執行;涉密公文應當按照發文單位的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第二十九條  不具備歸檔和存查價值的公文,經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續,確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十條  集團公司各分(子)公司如發生改制、資產重組等重大變故時,全部公文應當隨之合并管理。分(子)公司注銷、撤銷或吊銷時,將需要歸檔的公文按有關規定整理后移交集團公司綜合辦公室。

第三十一條  工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照程序移交、清點和退還。

第九章  附 則

第三十二條  集團公司公文含電子公文。電子公文處理的具體辦法另行制定。

第三十三條  本制度自印發之日起執行。同時將2006年12月25日印發的《公文處理辦法》廢止。



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